POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
1. INTRODUCCIÓN
El Club Deportivo Free Rollers (en adelante, el Club), en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y las demás normas que regulan la protección de datos personales, adopta la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales.
El Club reconoce la importancia de garantizar el derecho fundamental al hábeas data y, por ello, desarrolla el tratamiento de los datos personales bajo criterios de legalidad, transparencia, seguridad, confidencialidad y responsabilidad, implementando medidas que permitan proteger la información suministrada por los titulares y prevenir su uso no autorizado.
La presente Política establece las condiciones bajo las cuales el Club recolecta, almacena, utiliza, actualiza, transmite, conserva y elimina la información personal obtenida en desarrollo de sus actividades deportivas, recreativas, administrativas, sociales y educativas.
2. OBJETO
La presente Política tiene por objeto establecer los criterios, procedimientos y reglas aplicables al tratamiento de los datos personales administrados por el Club Deportivo Free Rollers, garantizando el respeto de los derechos de los titulares y el cumplimiento de la legislación colombiana vigente en materia de protección de datos personales.
Igualmente, busca definir las responsabilidades del Club como responsable del tratamiento, así como los mecanismos mediante los cuales los titulares podrán ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar, suprimir su información y revocar la autorización otorgada, cuando ello sea procedente.
3. ALCANCE
La presente Política aplica a todos los datos personales que sean recolectados, almacenados, utilizados, organizados, conservados, actualizados, transmitidos, transferidos o eliminados por el Club, independientemente del medio físico o electrónico en el que se encuentren.
Esta Política será aplicable al tratamiento de la información correspondiente, entre otros, a:
-Deportistas.
-Aspirantes a ingresar al Club.
-Padres, madres, acudientes y representantes legales.
-Entrenadores e instructores.
-Personal administrativo.
-Profesionales de apoyo.
-Contratistas y proveedores.
-Patrocinadores y aliados estratégicos.
-Voluntarios.
-Participantes en eventos organizados por el Club.
-Usuarios de la página web y demás canales oficiales de comunicación.
Igualmente, será aplicable a toda persona natural o jurídica que trate datos personales por cuenta del Club o en desarrollo de una relación legal, contractual o reglamentaria con este.
4. MARCO NORMATIVO
La presente Política se fundamenta principalmente en las siguientes disposiciones:
Constitución Política de Colombia, especialmente el artículo 15.
Ley 1581 de 2012.
Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
Las demás normas que modifiquen, reglamenten, complementen o sustituyan las anteriores.
Las disposiciones contenidas en esta Política serán interpretadas conforme a la legislación colombiana vigente y a los lineamientos emitidos por la autoridad competente en materia de protección de datos personales.
5. DEFINICIONES
Para efectos de la presente Política, se adoptan las siguientes definiciones:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el titular para el tratamiento de sus datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural identificada o identificable.
Dato sensible: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluyendo, entre otros, datos relativos a la salud, información biométrica, origen étnico, convicciones religiosas o filosóficas y demás definidos por la ley.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y las finalidades del tratamiento.
Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión, transferencia, conservación o supresión.
Las demás definiciones serán las previstas en la legislación colombiana vigente sobre protección de datos personales.
6. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El Club desarrollará el tratamiento de los datos personales conforme a los siguientes principios:
Legalidad: El tratamiento de datos personales se realizará en cumplimiento de la Constitución Política, la ley y las demás disposiciones aplicables.
Finalidad: Los datos personales serán tratados únicamente para fines legítimos, específicos y previamente informados al titular.
Libertad: El tratamiento solo podrá ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo las excepciones previstas por la ley.
Veracidad o calidad: El Club procurará que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Transparencia: El titular podrá conocer en cualquier momento la información que repose sobre él en las bases de datos administradas por el Club, conforme a los procedimientos establecidos en esta Política.
Acceso y circulación restringida: Los datos personales únicamente serán tratados por personas autorizadas y para el cumplimiento de las finalidades previstas en esta Política.
Seguridad: El Club implementará medidas técnicas, humanas, administrativas y organizacionales razonables para proteger la información frente a pérdida, alteración, acceso no autorizado, uso indebido o divulgación.
Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales estarán obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizar su relación con el Club.
7. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
El responsable del tratamiento de los datos personales es el Club Deportivo Free Rollers, quien decide sobre la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, conservación y supresión de la información personal obtenida en desarrollo de sus actividades deportivas, recreativas, educativas, sociales y administrativas.
El Club garantizará que el tratamiento de los datos personales se realice conforme a los principios y obligaciones establecidos en la legislación colombiana sobre protección de datos personales y en la presente Política. Los titulares podrán ejercer sus derechos a través de los canales oficiales de atención dispuestos por el Club.
Datos de contacto
Club Deportivo Free Rollers
Dirección: Carrera 7 No. 39-25 Sur, Bogotá D.C.
Correo electrónico: freerollersbogota@gmail.com
Página web: www.freerollersclub.com
Teléfonos:
302 327 8290
312 357 0065
8. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
El Club Deportivo Free Rollers tratará los datos personales únicamente para el cumplimiento de finalidades legítimas relacionadas con el desarrollo de su objeto social, la prestación de servicios deportivos, recreativos, formativos y administrativos, así como para el cumplimiento de obligaciones legales y contractuales.
En desarrollo de dichas actividades, el Club podrá tratar los datos personales para:
-Gestionar los procesos de inscripción, permanencia, actualización y retiro de deportistas.
-Administrar la información de padres de familia, acudientes, representantes legales y deportistas mayores de edad.
-Organizar grupos de entrenamiento, procesos de formación deportiva y programas de rendimiento.
-Administrar la participación en festivales, competencias, eventos deportivos y demás actividades organizadas por el Club o por terceros.
-Realizar el seguimiento deportivo, disciplinario, administrativo y formativo de los deportistas.
-Gestionar procesos de facturación, pagos, cartera y obligaciones administrativas.
-Mantener comunicación con los titulares mediante los canales autorizados para informar horarios, convocatorias, novedades, resultados deportivos, actividades institucionales y demás información relacionada con el funcionamiento del Club.
-Atender solicitudes, consultas, peticiones, quejas y reclamos.
-Dar cumplimiento a obligaciones legales, reglamentarias, contractuales o requerimientos de autoridades competentes.
-Elaborar estadísticas, informes de gestión y reportes institucionales, utilizando cuando sea procedente información anonimizada o agregada.
-Gestionar convenios, alianzas estratégicas y programas desarrollados con entidades públicas o privadas.
-Desarrollar actividades de bienestar, integración, formación y responsabilidad social.
-Conservar registros históricos relacionados con la actividad institucional del Club.
9. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS, ADOLESCENTES Y ADULTOS
El Club Deportivo Free Rollers desarrolla programas deportivos dirigidos tanto a niños, niñas y adolescentes como a personas mayores de edad.
El tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes se realizará respetando su interés superior y garantizando el ejercicio pleno de sus derechos fundamentales. Para estos casos, el Club solicitará la autorización previa, expresa e informada de sus padres, representantes legales o acudientes, salvo las excepciones previstas por la ley.
Respecto de los deportistas y demás titulares mayores de edad, el tratamiento de sus datos personales se efectuará con fundamento en la autorización otorgada por el titular o en las demás bases legales previstas en la legislación vigente.
En todos los casos, el Club adoptará medidas orientadas a proteger la información personal y garantizar que su tratamiento se realice bajo criterios de confidencialidad, seguridad, responsabilidad y respeto por los derechos de los titulares.
10. DATOS PERSONALES SENSIBLES
El Club podrá solicitar y tratar datos sensibles únicamente cuando ello resulte necesario para el desarrollo de las actividades deportivas o para el cumplimiento de obligaciones legales.
Entre otros, podrán tratarse datos relacionados con el estado de salud, antecedentes médicos relevantes para la práctica deportiva, alergias, restricciones físicas, información requerida para la atención de emergencias y demás datos que, por su naturaleza, sean considerados sensibles por la legislación colombiana.
El suministro de esta información es facultativo; sin embargo, cuando su conocimiento sea indispensable para proteger la vida, la salud o la integridad del titular durante el desarrollo de las actividades deportivas, el Club podrá solicitarla explicando previamente la finalidad de su tratamiento.
El acceso a esta información estará restringido exclusivamente al personal autorizado que la requiera para el ejercicio de sus funciones.
11. TRATAMIENTO DE IMÁGENES Y MATERIAL AUDIOVISUAL
En desarrollo de sus actividades deportivas, recreativas, académicas, sociales e institucionales, el Club podrá captar fotografías, grabaciones de video y demás registros audiovisuales de los participantes.
Estos registros podrán ser utilizados para documentar las actividades del Club, divulgar resultados deportivos, elaborar informes institucionales, desarrollar material pedagógico, promocionar programas deportivos, fortalecer la comunicación institucional y difundir las actividades del Club a través de sus canales oficiales de comunicación.
El tratamiento de la imagen de los titulares se realizará respetando su dignidad, honra, buen nombre e intimidad y de conformidad con la autorización otorgada por el titular o, cuando corresponda, por sus padres o representantes legales.
En ningún caso el Club utilizará imágenes con fines contrarios a la ley o que puedan afectar los derechos fundamentales de las personas.
12. USO DE HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS Y SISTEMA DE IDENTIFICACIÓN MEDIANTE CÓDIGO QR
Con el propósito de fortalecer la seguridad de los deportistas, optimizar la gestión institucional y facilitar el desarrollo de las actividades deportivas, el Club podrá implementar plataformas tecnológicas y sistemas de identificación mediante códigos QR u otras herramientas similares.
Los códigos QR constituyen un mecanismo de identificación institucional que permite acceder, de manera segura y controlada, a la información administrada por el Club. La información asociada a estos sistemas no será de acceso público y únicamente podrá ser consultada por el personal expresamente autorizado, mediante mecanismos de autenticación y niveles de acceso definidos por el Club.
Estos sistemas podrán utilizarse para facilitar procesos de identificación, control de asistencia, verificación de requisitos administrativos, gestión deportiva, atención de emergencias, seguimiento institucional y demás actividades relacionadas con la prestación de los servicios ofrecidos por el Club.
El Club implementará medidas técnicas, administrativas y organizacionales encaminadas a proteger la información contenida en dichos sistemas, prevenir accesos no autorizados y garantizar su confidencialidad, integridad y disponibilidad.
13. DERECHOS DE LOS TITULARES
El Club Deportivo Free Rollers garantiza a los titulares de los datos personales el ejercicio de los derechos consagrados en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la complementen, modifiquen o sustituyan.
En consecuencia, los titulares tendrán derecho a:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales cuando estos sean parciales, inexactos, incompletos o induzcan a error.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, salvo en los casos expresamente exceptuados por la ley.
c) Ser informados, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
d) Presentar consultas, peticiones, quejas o reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos personales.
e) Solicitar la supresión de sus datos personales cuando sea procedente conforme a la legislación vigente.
f) Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales cuando no exista un deber legal o contractual que impida su eliminación.
g) Acceder gratuitamente a los datos personales que sean objeto de tratamiento.
El ejercicio de estos derechos podrá realizarse directamente por el titular o por quien se encuentre legalmente autorizado para actuar en su nombre.
14. DEBERES DEL CLUB
El Club Deportivo Free Rollers, en su calidad de responsable del tratamiento de los datos personales, se compromete a:
-Garantizar el pleno ejercicio del derecho fundamental al hábeas data.
-Solicitar la autorización para el tratamiento de los datos personales cuando esta sea exigida por la legislación vigente.
-Informar de manera clara, suficiente y previa las finalidades para las cuales serán tratados los datos personales.
-Atender de manera oportuna las consultas, peticiones, quejas y reclamos presentados por los titulares o sus representantes.
-Actualizar, rectificar, suprimir o revocar el tratamiento de los datos personales cuando ello resulte procedente de conformidad con la legislación aplicable.
-Garantizar la confidencialidad de la información y restringir su acceso únicamente a las personas autorizadas para el cumplimiento de sus funciones.
-Implementar y mantener las medidas administrativas, técnicas, humanas y organizacionales necesarias para proteger la información personal, de conformidad con lo previsto en la presente Política.
-Cumplir las demás obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.
15. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES
El Club podrá transmitir o transferir datos personales a terceros cuando ello resulte necesario para el desarrollo de sus actividades, el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales, o para la prestación de los servicios ofrecidos a los titulares.
En estos casos, el Club adoptará las medidas necesarias para garantizar que los terceros receptores de la información traten los datos personales conforme a la legislación colombiana y únicamente para las finalidades autorizadas.
Igualmente, el Club podrá suministrar información a autoridades administrativas o judiciales cuando exista una obligación legal o una orden emitida por autoridad competente.
16. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
El Club Deportivo Free Rollers implementará medidas administrativas, técnicas, físicas y organizacionales razonables para proteger los datos personales frente a pérdida, alteración, acceso no autorizado, uso indebido, divulgación, destrucción o cualquier tratamiento contrario a la ley.
Con este propósito, el Club procurará, entre otras medidas:
-Restringir el acceso a la información únicamente al personal autorizado.
-Utilizar mecanismos de autenticación para el acceso a los sistemas de información.
-Implementar controles de acceso diferenciados según las funciones y responsabilidades de cada usuario.
-Mantener medidas de protección sobre las bases de datos físicas y digitales.
-Promover la confidencialidad de la información entre sus colaboradores y contratistas.
-Adoptar procedimientos internos para la gestión de incidentes de seguridad.
Las medidas de seguridad serán revisadas periódicamente y podrán ser actualizadas conforme a la evolución tecnológica, los riesgos identificados y las disposiciones legales aplicables.
17. CONSERVACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES
Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades que motivaron su recolección, así como para atender obligaciones legales, contractuales, administrativas, contables o deportivas que resulten aplicables.
Una vez desaparezca la finalidad del tratamiento y no exista obligación legal de conservar la información, el Club procederá a su supresión, eliminación o anonimización, según corresponda y de conformidad con la normativa vigente.
18. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR
Los titulares de los datos personales, o sus representantes debidamente autorizados, podrán ejercer los derechos consagrados en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que regulan la protección de datos personales, mediante la presentación de consultas, peticiones, quejas o reclamos relacionados con la información administrada por el Club Deportivo Free Rollers.
Las solicitudes podrán presentarse a través de cualquiera de los siguientes canales oficiales de atención:
-Correo electrónico: freerollersbogota@gmail.com
-Página web: www.freerollersclub.com
-Atención presencial: En la dirección administrativa del Club o en los lugares que este determine para la atención al público.
Las solicitudes deberán contener, como mínimo:
-Nombre completo del titular o de su representante legal.
-Documento de identificación.
-Datos de contacto para recibir la respuesta.
-Descripción clara y precisa de la consulta, petición o reclamo.
-Los documentos que soporten la solicitud, cuando resulten necesarios.
Cuando el Club requiera información adicional para verificar la identidad del solicitante o proteger los datos personales objeto de la solicitud, podrá requerirla antes de dar trámite a la misma.
Las consultas relacionadas con la información personal serán atendidas dentro de los términos previstos en la legislación colombiana vigente.
Cuando el titular considere que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de actualización, rectificación, corrección o supresión, o advierta un posible incumplimiento de la normativa sobre protección de datos personales, podrá presentar el respectivo reclamo por los mismos canales oficiales de atención.
El Club dará trámite y responderá las consultas y reclamos dentro de los plazos establecidos por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.
19. VIGENCIA, INTERPRETACIÓN Y MODIFICACIONES
La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales fue aprobada por la Junta Directiva del Club Deportivo Free Rollers y entra en vigencia a partir del 2 de julio de 2026.
La presente versión reemplaza integralmente cualquier política anterior relacionada con el tratamiento de datos personales.
El Club podrá modificar, complementar o actualizar esta Política cuando resulte necesario para adecuarla a cambios normativos, tecnológicos, organizacionales o derivados de la evolución de sus procesos institucionales.
Las modificaciones serán publicadas a través de los canales oficiales del Club y entrarán en vigor desde su publicación, salvo que se indique una fecha diferente.
La presente Política será interpretada conforme a la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que regulen la protección de datos personales.
20. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El tratamiento de los datos personales por parte del Club Deportivo Free Rollers requerirá la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo en los casos expresamente exceptuados por la legislación colombiana.
La autorización podrá obtenerse por cualquier medio que permita su consulta posterior y la conservación de prueba sobre la voluntad del titular, incluyendo, entre otros:
-Formularios físicos de inscripción.
-Formularios electrónicos.
-Plataformas tecnológicas institucionales.
-Documentos contractuales.
-Correos electrónicos.
-Medios electrónicos que permitan verificar la aceptación del titular.
-Cualquier otro mecanismo autorizado por la legislación vigente.
Cuando el titular sea menor de edad, la autorización deberá ser otorgada por sus padres, representantes legales o acudientes, sin perjuicio del respeto por el interés superior del niño, niña o adolescente.
El Club conservará la evidencia de las autorizaciones obtenidas durante el tiempo que resulte necesario para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento y de las obligaciones legales aplicables.
21. AUTORIZACIÓN POR MEDIOS ELECTRÓNICOS
Teniendo en cuenta que el Club Deportivo Free Rollers desarrolla sus procesos de inscripción, actualización de información, gestión administrativa, control de asistencia, comunicaciones y demás servicios a través de su plataforma tecnológica institucional y otros medios electrónicos, la autorización para el tratamiento de datos personales podrá ser otorgada mediante mecanismos digitales que permitan identificar al titular o a su representante legal y conservar evidencia de su aceptación.
En consecuencia, se entenderá otorgada la autorización cuando el titular o su representante legal:
a) Diligencie el formulario de inscripción o actualización de datos disponible en la plataforma oficial del Club.
b) Marque voluntariamente la casilla de aceptación de la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales durante el proceso de registro o actualización.
c) Utilice la plataforma institucional para acceder a los servicios ofrecidos por el Club, siempre que previamente haya aceptado la presente Política.
d) Autorice el tratamiento mediante cualquier otro mecanismo electrónico implementado por el Club que permita conservar evidencia de dicha manifestación de voluntad.
El Club conservará los registros electrónicos, bases de datos, registros de acceso, fecha y hora de aceptación, dirección IP y demás evidencias técnicas que permitan acreditar la autorización otorgada, de conformidad con la legislación colombiana vigente.
Cuando el titular sea un niño, niña o adolescente, la autorización deberá ser otorgada por su padre, madre, representante legal o acudiente durante el proceso de inscripción o actualización en la plataforma institucional.
La aceptación de la presente Política mediante la marcación voluntaria de la casilla correspondiente ("He leído y acepto la Política de Tratamiento de Datos Personales"), el diligenciamiento del formulario de inscripción o cualquier otro mecanismo electrónico implementado por el Club constituirá prueba suficiente de la autorización previa, expresa e informada del titular o de su representante legal, de conformidad con la Ley 527 de 1999, la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables.
DISPOSICIÓN FINAL
La presente Política constituye el marco institucional que regula el tratamiento de los datos personales administrados por el Club Deportivo Free Rollers y será de obligatorio cumplimiento para directivos, administradores, entrenadores, metodólogos, instructores, profesionales de apoyo, colaboradores, contratistas, proveedores, voluntarios y cualquier persona que, en desarrollo de sus funciones o actividades, tenga acceso a la información administrada por el Club.
Las situaciones no previstas en esta Política serán resueltas de conformidad con la legislación colombiana vigente sobre protección de datos personales y los principios que orientan el derecho fundamental al hábeas data.
